Email til lidt af hvert

I det følgende kan du læse om

og sidst men ikke mindst, hvilke email produkter du skal bruge i hvilke situationer.

Vi har de email produkter du skal bruge:

  • BB - BærbarBackup
  • Mailcleaner
  • Posthus
  • Postkasse

Læs om produkterne under produkter

Hvordan virker email?

Modellen

Email fungerer på mange måder præcis som den måde, du sender et brev med postvæsenet på!

Du skriver [ et brev | en email ], så putter du brevet i en konvolut og [ skriver navn udenpå | indtaster en modtager, enten en til, en kopi eller en blind kopi ] og [ så går du hen til en rød postkasse og 'poster' brevet | trykker send i dit mail program ].

Bag ved alt det sker der følgende:

[ Postvæsenet tømmer postkassen | dit email program afleverer din email til en mailserver ] og [ læser modtageren på dit brev | mailserveren finder den mailserver, der deler emails ud til modtageren ], og [ sender brevet til det postkontor, der deler post ud i det distrikt, hvor modtageren bor | mailserveren sender din email til modtagerens mailserver ]. [ En post(mand) går rundt i det distrikt og putter breve i folks postkasser, og altså også i din modtagers postkasse | Når modtagerens mailprogram kontakter hans mailserver afleverer den ny post til din modtager ]

Protokoller

Når posten ligger i din modtagers 'dueslag' på den mailserver, vedkommende er knyttet til, kan han hente posten på én af 2 måder:

POP3
Med denne 'protokol' bliver al post tømt ud af dueslaget og gemt af modtagerens email program på hans computer eller telefon eller hvad han nu har tændt for
IMAP4
Med denne 'protokol' bliver al post 'fotokopieret' ud af dueslaget og gemt af modtagerens email program på hans computer og han kan derfor både 'se' det på sin computer, tablet og telefon. Protokollen er samtidig en væsentlig nyere protokol som har flere finesser - og kan sagtens sættes op til at slette posten, der 'kopieres', fra serveren (men det er ikke den oprindelige hensigt)

Store and forward

Denne model kaldes for 'gem og videresend' modellen, og den fungerer som mange andre dele af Internettet også når dele af nettet iøvrigt er brudt ned (hele idéen med Internet var oprindeligt at bygge et fejl tolerant netværk).

Men for at email på et eller andet tidspunkt skal komme frem, kræver det at visse egenskaber er tilstede:

  1. Dit postprogram skal kunne aflevere post
  2. Den postserver, du afleverer post til, skal kunne tage imod post fra dig
  3. Den postserver, du afleverer post til, skal være indstillet på at ville tage imod post fra dig
  4. Den postserver, du afleverer post til, skal kunne sende post
  5. Den postserver, du afleverer post til, skal kunne finde den postserver, din modtager er knyttet til
  6. Den postserver, din modtager er knyttet til, skal kunne modtage post
  7. Den postserver, din modtager er knyttet til, skal være indstillet på at modtage post fra den postserver, du afleverer post til
  8. Den postserver, din modtager er knyttet til, skal være indstillet på at modtage post fra dig
  9. Din modtagers 'dueslag' på den postserver, din modtager er knyttet til, skal have tilstrækkeligt med ledig plads til at kunne gemme en kopi af den post, du har sendt
  10. Din modtager skal kunne tømme sit 'dueslag' på den postserver, hvor din modtager er tilknyttet
  11. Din modtagers email program skal kunne forstå indholdet af den post, du har sendt

Det fremgår forhåbentlig af ovenstående at der er en lang række 'huller' hvor ting kan gå galt og hvor emails kan blive væk!

I takt med at flere prøver at udnytte Internettet til at udnytte svage og godtroende, bliver der stillet flere og flere lag af beskyttelse op, som så igen er med til at gøre det vanskelligere for alle andre, at bruge nettet!

Jamen kan jeg så ikke stole på email?

Det korte svar er: nej!

Et længere svar er: det kommer an på!

Email virker i langt den overvejende del af tiden, men det er desværre (næsten) en regel at når du har mest brug for at det virker, viser der sig en eller anden fejl, som betyder at du enten mister vigtige ordrer, ikke får de oplysninger, du skulle bruge til at færdiggøre et arbejde eller andre data som er uopsættelige for dig!

Hvis det er rigtigt - hvorfor er det så blevet så populært?

Det er der et rigtig godt svar på! Fordi det er så forbistret nemt og enkelt at bruge!

Det er hurtigt, og du kan gøre det hvor og hvornår det passer dig - uafhængigt af om din modtager har tid til at læse din besked!

Er der 'hul' igennem?

For at dine emails kommer igennem skal der (naturligvis) også være 'hul' igennem - dvs. din computer (eller som på illustrationen herunder, en smartphone) skal være forbundet med Internet!

Illustrationen viser en typisk opstilling, hvor du står med din enhed (telefon, tablet, bærbar el lign) øverst og så skal dine emails igennem luften til en trådløs (wireless) router, der sender trafikken videre til en firewall (måske er de 2 stykker udstyr i samme kasse) hvorfra det ryger ud på Internettet, via fiber, bredbånd eller måske noget helt andet. Slut resultatet skulle ihvertfald gerne være at det havner på pbox.dk

Hvordan finder jeg ud af hvorfor det ikke virker?

Du kan kigge i listen ovenfor og starte fra en ende af!

Dit program skal kunne aflevere email. Kan du sende til andre modtagere? Kan du aflevere post overhovedet? Melder programmet fejl straks du åbner det? Kan du eventuelt sende emails, hvis du gør det fra en web-klient (pbox.dk - log på med din email adresse og password)?

Der findes et program på de fleste computere (Mac, Linux og Windows) som giver dig en såkaldt "terminal" eller "konsol". Her kan du prøve at skrive 'telnet 25' hvor er navnet eller IP adressen på den mailserver, dit mailprogram afleverer post til (eks.vis: pbox.dk). Svarer det med noget, der ligner '220 xxxxx ESMTP XXXXXXX, Version: 8' kan din computer i hvertfald 'snakke' med sin mailserver, ellers har du mindst et problem!

Det kan være indholdet af dine emails - kan du sende en kort besked til modtageren?

Du kan være blevet 'blacklisted' - dvs nogen mener at du sender spam mails (og det er der en lang forklaring på hvorfor kan være tilfældet selv om du vil lægge hovedet på blokken og garantere at du i hvertfald ikke har sendt noget)
Der findes en masse værktøjer på nettet - prøv med mxtoolbox.com - til at kontrollere om det er tilfældet.

Det kan være modtagerens mailserver der er blacklistet - prøv som ovenfor.

Modtagerens mailserver kan være 'gået i stå' - prøv med 'terminal' programmet ovenfor og skriv istedet modtagerens mailserver adresse.

Modtageren kan være løbet tør for lager plads - det vil en 'snak' med modtagerens mailserver også typisk kunne afsløre! Det bør modtageren imidlertid hellere selv checke ;)

Kan modtageren overhovedet modtage post? Kan du sende emails til modtageren fra en anden adresse (f.eks. en Google Mail adresse)

Checkliste







Hvilke forholdsregler bør jeg træffe?

Disse forholdsregler kan kun blive forslag/en slags checkliste - de kan ikke stå alene og kan være forkerte i præcis din situation, men de vil som overskyggende hovedregel være et ganske godt udgangspunkt!

Det vigtigste - kend begrænsningerne

Når du har læst dette skriv ved du at email ikke er 100% driftsikkert og at det heller ikke fungerer som en vaskemaskine, der enten vasker tøjet så man kan høre det - eller ikke vasker overhovedet!

Det betyder at du kan dele din elektroniske kommunikation op i mindst 2 bunker: en bunke til det, der skal virke i alle tilfælde og en bunke til den kommunikation, som skal virke, men som ikke truer din forretning på sin eksistens.

Den første bunke - den vigtige - kan du håndtere ved at aftale reaktionstider med dine samarbejdspartnere (kunder/leverandører). Bliver de ikke overholdt er der grund til at følge op på opgaver.

Den anden bunke kan du vælge at ignorere - eller gøre som i den første bunke og aftale reaktionstider.

De små tricks

Den nemmeste måde at sikre sig at emails virker og kommer frem - er at holde dem enkle.

  • Drop signaturer med logo - det er emails du skriver, ikke forretningsbreve med brevhoveder uanset hvad du (og din marketing afdeling gerne vil have dig til at tro)
  • Husk at skrive en tekst i emne feltet - og drop alle de "sjove" tegn som: $§!"#€%&/()=?^;:-_'*
  • Husk at skrive noget i indholdsfeltet - det lyder måske tosset, men en typisk forekommende fejl er at email bliver brugt som en slags Twitter - og kun indeholder et emne!
  • Drop vedhæftede dokumenter - dem overfører du alligevel bedst via en dropbox (her kan du nemlig også selv være med til at styre hvilken version, der er aktuel - så modtageren ikke ved en fejl bruger en vedhæftet en af slagsen fra en ældre email!!)
  • I yderste konsekvens: Fjern alt det vanskelige - skriv i ASCII-7, skriv på engelsk (og brug kun engelske karakterer og oversæt danske tegn til ae, oe og aa)

Plan B

Når adgangen til at sende email - eller muligheden for at modtage emails - ikke er tilstede, hav da en plan b:

  1. Kan du sende emails online (pbox.dk) eller har du ingen Internet adgang overhovedet?
  2. Kan du komme i kontakt med modtageren på anden vis - twitter, skype, SMS?
  3. Er problemet af længere varighed (flere dage) - overvej at lægge en status på virksomhedens hjemmeside/omstillingsanlæg

Hvilket email system virker bedst?

Det ville være nærliggende at svare: Vores! Det er måske også rigtigt, men svært at bevise!

Der er imidlertid nogle faktorer som er afgørende for hvad der virker bedst:

Mindst mulig trafik
Jo mindre trafik din mail trafik skal konkurrere med, jo mindre risiko er der for at noget går galt. Som at køre alene på motorvejen om natten!
Færrest mailservere
Jo færre mailservere din mailserver skal hente mail fra, jo færre andre systemer og deres mulige manglende sikkerhedshensyn udsætter du din mailserver for. Som at "nøjes" med en sex-partner.
Mindst belastet mailserver
Jo færre domæner du skal konkurrere med på en mailserver, jo større chance for at din email bliver prioriteret. Den store fisk i den lille dam analogien.
Færrest domæner
Alle mailservere bliver spammet og udsat for angreb, men det er de største mailservere, som er modtager den største mængde spam - og derfor vil domæner på dem typisk også oftere risikere at 'ryge i en blacklist'

Alle disse faktorer taler for en mindre eller lille udbyder som os. Der er naturligvis 2 forhold som taler imod os - og som begge har med ressourcer at gøre:

  • Google Mail er et eksempel på et lækkert produkt, hvor der er blevet brugt mange ressourcer på en fin bruger grænseflade - hvis man udelukkende bruger en web-mail
  • Outlook 365 er et eksempel på et produkt, hvor der er blevet brugt mange ressourcer på at sikre en fin integration med Microsoft's øvrige Office produkter

Det er så dig som bruger der skal afgøre hvilke faktorer der vejer mest i den daglige brug!

Hvilke produkter tilbyder vi?

Postkassen

Postkassen er til dig der skal bruge én postkasse - uanset hvor du har tænkt dig at tilgå den fra: en webside, en telefon, en tablet, din bærbare osv

Du kan sagtens dele den med andre, men der er kun ét sted post havner.

Din post bliver afleveret på en adresse der ender på @pbox.dk - hvor den bliver mailscannet så vi er sikre på at der ikke er virus og kun begrænsede mængder spam i den

Posthuset

Posthuset er for dig der har en virksomhed eller en organisation, hvor I er flere, der skal have hver jeres postkasse.

Posthuset kan også være for dig der gerne vil have al post afleveret udenfor huset (så du undgår at skulle slås med hackere og spammere og DDOS angreb og hvad vi ellers har af fornøjeligheder). Vi afleverer/videresender al post til en aftalt intern mailserver - som ingen andre kender.

Mailscanneren

Mailscanneren er for dig der vil have scannet din post men vil have posten afleveret på en anden mailserver (måske internt i virksomheden).


Copyright © ALCO Company 26-02-2017


Åbningstider:

mandag-fredag 08:00 - 16:00

(principielt kan du ringe til os døgnet rundt, men efter kl 16 på hverdage, og i weekenden/helligdage er det dyrere)


ALCO Company
Åbrinken 28
7700 Thisted
+45 9791 1470
+45 9791 1471
sales@alco.dk