Fra onprem til SaaS for lokalhistorisk ArkivThy

Thisteds lokalhistoriske arkiv, ArkivThy, havde et ældre system, der præsenterede en række begrænsninger for registrering af historiske arkivalier.

Udfordringen

Hvert år indsamler og indekserer Thisted Kommune arkivalier af lokalhistorisk relevans. Afhængigt af arkivalets type bliver det enten opbevaret i lokalt i Thy, flyttet til Viborg eller overflyttet til Rigsarkivet i København. Det daværende system arkivet var baseret på, havde en række begrænsninger, der besværliggjorde arbejdet. Kernen i udfordringen var, at man på tværs af lokationer, kun kunne arbejde én af gangen. Med omfanget af arkivalier der hvert år optegnes, var der behov for en fremtidssikret og mere moderne tilgang.

Løsningen

For let at kunne imødekomme flere fysiske lokationer og adgange til systemet, ønskede man et webbaseret system. I udgangspunktet ønskede brugerne et system tilsvarende det gamle med den centrale funktion, at flere kunne arbejde parallelt.

Samarbejdet

ArkivThy tog fat i ALCO og præsenterede deres problemstilling samt ønsker til en ny løsning. Sammen definerede man en kravspecifikation for system, og ALCO giv herefter i gang med at lave en række mock-ups, der illustrerede brugergrænsefladen og den tekniske arkitektur bagved.