Fra on-premise arkivsystem til webbaseret arbejdsværktøj
ArkivThy arbejder med lokalhistorisk materiale fra Thy og Thisted Kommune. Hvert år bliver nye arkivalier registreret, vurderet og sendt videre til den rette opbevaring, alt efter om materialet skal blive lokalt, flyttes til Viborg eller afleveres til Rigsarkivet.
Det eksisterende system havde løst opgaven i mange år, men arbejdsgangen var blevet for tung. Særligt begrænsningen omkring samtidige brugere gjorde hverdagen sårbar: når flere medarbejdere eller lokationer skulle arbejde med registreringer, opstod der ventetid og afhængigheder.
Udfordringen
Arkivarbejde kræver struktur, sporbarhed og præcision. En registrering skal kunne findes igen, udbygges og forstås af andre end den person, der oprettede den. Derfor var det ikke nok at lave en simpel database; systemet skulle passe til arkivets eksisterende begreber og daglige arbejdsgange.
Den vigtigste udfordring var at modernisere systemet uden at gøre det fremmed for brugerne. ArkivThy havde brug for en løsning, hvor flere kunne arbejde parallelt, hvor adgangen ikke var bundet til en bestemt maskine, og hvor arkivet kunne videreudvikle sine processer over tid.
Løsningen
ALCO hjalp med at omsætte den eksisterende arbejdsgang til en webbaseret løsning. Første skridt var at forstå det gamle systems styrker og begrænsninger, så den nye løsning kunne bevare det genkendelige og samtidig fjerne de tekniske flaskehalse.
Sammen med ArkivThy blev der udarbejdet en kravspecifikation og en række mockups, der viste både brugergrænsefladen og den bagvedliggende struktur. Fokus var på enkel registrering, sikker adgang og mulighed for, at flere brugere kunne arbejde i samme system uden at blokere hinanden.
Resultatet
ArkivThy fik et mere tidssvarende fundament for lokalhistorisk registrering. Systemet kan bruges på tværs af lokationer, og flere brugere kan arbejde parallelt med arkivalier, uden at hverdagen afhænger af en enkelt arbejdsstation eller en ældre lokal installation.
Løsningen gjorde ikke arkivarbejdet til noget andet. Den gjorde det eksisterende arbejde lettere at udføre, mere tilgængeligt og bedre rustet til fremtidige behov.
