Hej! 👋 Er ip telefoni, softphones, PBX, VOIP og IVR nye begreber? Så læs med her!
PBX i sin kerne
En PBX eller Private Branch Exchange er et telefonanlæg, der anvendes internt i en virksomhed eller organisation til at håndtere indgående og udgående telefonopkald.
Har du før haft ringet til jeres forsikring eller internetudbyder? Så har du været igennem en PBX.
Tænk på det som en mini-telefoncentral, inden for virksomheden, hvor medarbejderne kan ringe til hinanden og modtage opkald fra hinanden. De kan også bruge det til at ringe ud af virksomheden og nå ud til det offentlige telefonnetværk.
PBX er en telefontjeneste, der har nogle smarte funktioner, som f.eks. en digital telefonsvarer, muligheden for at route opkaldene til den rigtige person, viderestille opkald, lave voicemail og overføre opkald. Dette hjælper med at styre telefonsamtalerne på en god måde i virksomheden.
En cloud PBX er en mobil PBX, der er meget mere end blot teknologien, der forbinder virksomhedens telefonopkald. Med en cloud-baseret PBX får din virksomhed en løsning til al kommunikation: fra chat og telefoni til konferenceopkald og video.
Men hvordan er det anderledes end fx. Microsoft Teams? 💭 Godt spørgsmål!
Forskellen på PBX og Teams, Slack, WhatsApp o. lign.
Med nogle af de kendte kommunkationsværktøjer som Microsoft Teams, Slack og Whatsapp, kan du ringe og skrive til både kunder og kollegaer. Den store forskel ligger i de udvidede funktioner og muligheden for, at kunne modtage opkald på dit traditionelle telefonnummer. Microsoft tilbyder fx. Teams Phone, som giver adgang til lign. PBX funktioner men til en helt anden pris, end hvis man vælger et PBX system som fx. 3CX.
Mere end blot telefoni
En cloud-baseret PBX eller hosted PBX er et moderne telefonisystem, der kan håndtere virksomhedens telefoni. Det fungerer anderledes end de ældre versioner, da det ikke er afhængigt af en fysisk server som traditionelle telefonisystemer. Cloud-baseret PBX giver de samme telefonifunktioner som landbaserede PBX'er, men med ekstra digitale kommunikationsværktøjer, som kun er mulige takket være cloud-teknologi.
Moderne cloud PBX kan leveres med et stort udvalg af kommunikationstjenester, fra digitale stemme- og videokald, konferencegrupper, SMS og tale- og videobeskeder til telefonsvarere, der transskriberer alle beskeder til e-mails og meget mere.
Tunge telefoner ikke et krav
Du kender telefonerne. De store grå telefoner, der står på skrivebordet i mange virksomheder. Masser af knapper og en lille skærm. Telefonerne er fyldt med avancerede funktioner, der tillader håndtering af opkald. Firmaer som:
Laver alle telefoner af den art, dog i en noget mere elegant og opdateret udgave. Men det er slet ikke nødvendigt længere. For de fleste kan mobiltelefonen klare opgaverne vha. en softphone app. App'en er magen til den du bruger, når du ringer privat. Forskellen er blot, at denne har alle de funktioner som man ønsker sig fra et PBX system.
Hvordan virker cloud baseret PBX?
En cloud PBX er baseret på software i skyen, så det er en virtuel PBX, på en server hos et hostingfirma. Du kan foretage og modtage opkald gennem den med hjælp fra IP-telefoni (VoIP). Det fungerer lige som hvis PBX’en var i dit kontor (men du behøver ikke et fysisk rum til det).
Den mest betydelige fordel ved en cloud-baseret PBX er den væsentlige forskel i kvalitet med den førende service. Din PBX-udbyder styrer vedligeholdelses- og opdateringstjenester regelmæssigt i skyen, hvilket betyder, at du altid har adgang til den nyeste teknologi - så snart den er frigivet.
Her er et par uvurderlige PBX funktioner:
- Status – Lav profiler der lader dine kollegaer vide, hvornår de kan kontakte dig og hvornår du fx. er ude af kontoret.
- Tale og videoopkald – Kontakt dine kunder og kollegaer med video eller tale
- Direkte beskeder – Hurtigere end e-mails og styrker samarbejdet påtværs af din organisation. Opsæt grupper og tråde efter jeres ønsker.
- Viderestilling – Har du travlt på kontoret, og i telefonen, kan du nemt viderestille opkald til en kollega.
- Digital receptionist – For bl.a. hotels og virksomheder med flere afdelinger, er brugen af en digital receptionist vigtig. Ved at lade vedkommende der har ringet vælge med talene 1 - 9, kan de navigere hen til den rigtige afdelingen, uden at skulle forstyrre flere medarbejdere end højest nødvendigt. Det er hurtigere og nemmere for både kunden og jer. Husk at have en imødekommende besked på telefonen, når alle medarbejdere er optaget.
- Optage opkald – Et vigtigt værktøj til træning af medarbejdere bl.a. ved helpdesk eller til salgstræning. Lyt opkald igennem, tag notater og brug opkaldene til at forbedre medarbejderne.
Den digitale receptionist
IVR (Interactive Voice Response) er en funktion i PBX og digital telefoni, som gør det muligt for den person, der ringer ind, at interagere med et automatisk stemme-menu system. Dette system kan give valgmuligheder til opkaldsrouting eller give information som f.eks. åbningstider, afdelinger eller svar på ofte stillede spørgsmål. Det er en måde at automatisere nogle af de opgaver, som normalt ville være håndteret af en receptionist eller operatør.
Bo Diechmann
CEO