En hurtig oversigt
I denne artikel forsøger vi at belyse nogle af de forskellige aspekter der er ved erhvervstelefoni.
Forhåbentligt kan vi ved enden besvare nærliggende spørgsmål som;
Hvordan får vi et virksomhedsnummer?
Vi vil gerne have en kaldekø, hvordan?
Hvordan sparer vi penge på vores telefoni udgifter?
Vi har brudt emnet op i 6 punkter. Når du har læst artiklen, er du efterfølgende klædt godt på til, at vide hvad jeres virksomhed kan gøre.
- Introduktion til erhvervstelefoni
- Traditionel telefoni vs. VoIP og PBX
- Besparelser og effektiviseringer
- Funktioner og muligheder
- Sikkerhed og pålidelighed
- Sammenfatning og anbefalinger
Hej! 👋 I slutningen af artiklen har vi en TL DR; (too long didn't read)
Hvis du blot ønsker et hurtigt overblik. TL DR
Intro
Erhvervstelefoni er en essentiel del af enhver virksomhed, uanset størrelse eller branche. En pålidelig og effektiv telefonløsning er nødvendig for at opretholde forretningsaktiviteter og kommunikere med kunder, partnere og medarbejdere. Traditionel telefoni har været den primære metode til at opnå dette i mange år, men med teknologisk fremskridt og fremkomsten af nye muligheder som VoIP og PBX-systemer, er det nu blevet mere fordelagtigt for virksomheder at skifte til disse moderne løsninger.
I dag har virksomheder adgang til en bred vifte af telefonløsninger, der kan skræddersys til at imødekomme deres specifikke behov. Men med så mange muligheder til rådighed kan det være svært at afgøre, hvad der er den bedste løsning. I dette blogindlæg vil vi udforske forskellige muligheder inden for erhvervstelefoni, herunder VoIP og PBX-systemer, og undersøge, hvordan disse løsninger kan hjælpe virksomheder med at spare penge og øge effektiviteten.
Traditionel telefoni vs. VoIP og PBX
Den stigende popularitet af VoIP (Voice over Internet Protocol) og digitale PBX (Private Branch Exchange) systemer har gjort det muligt for virksomheder at opnå fordelene ved telekommunikation på en mere omkostningseffektiv måde. VoIP-teknologi sender opkald via internettet, mens PBX-systemer giver virksomheder mulighed for at oprette deres eget interne telekommunikationsnetværk.
Der er flere fordele ved at skifte til VoIP og PBX-systemer.
- Først og fremmest kan virksomheder spare penge på opkaldsafgifter og telefonsystemer.
- Da VoIP og PBX-systemer kører på internettet, er omkostningerne ved at foretage internationale opkald og lange afstande markant lavere end ved traditionel telefoni.
- Derudover kan virksomheder opnå bedre opkaldsadministration og rapportering, da disse systemer tilbyder funktioner som call-routing, automatiske svarere og rapporter over opkaldsaktivitet.
Alt i alt giver VoIP og PBX-systemer virksomhederne mulighed for at opnå højere effektivitet og produktivitet. Med funktioner som konferenceopkald og integration med andre kommunikationsværktøjer som fx e-mail og chat, kan disse systemer hjælpe med at forbedre den interne kommunikation og samarbejde i virksomheden.
I næste afsnit vil vi dykke lidt dybere ned i, hvad der adskiller VoIP og PBX-systemer, og hvordan man kan vælge den rigtige telefonløsning til sin virksomhed.
Besparelser og effektiviseringer
Når man skal vælge den rigtige telefonløsning til sin virksomhed, er det vigtigt at forstå forskellene mellem VoIP og PBX-systemer og deres respektive fordele og ulemper.
VoIP (Voice over Internet Protocol) er en teknologi, der gør det muligt at overføre tale- og multimediedata over internettet. Du kan helt sikkert løsninger som Microsoft Teams, Slack og Whatsapp. Det er apps der bruger VOIP. Ved at bruge VoIP-løsninger kan virksomheder opnå omkostningsbesparelser på opkaldsafgifter, da VoIP-opkald er billigere end traditionelle telefonopkald. En anden fordel ved VoIP er, at det giver mulighed for fleksibilitet og mobilitet i forhold til traditionelle telefonløsninger, da medarbejdere kan foretage og modtage opkald fra enhver internetforbindelse.
PBX (Private Branch Exchange) systemer er en slags mini-telefoncentral , der gør det muligt for virksomheder at etablere deres eget telefonnetværk. PBX-systemer giver virksomheder mulighed for at administrere opkald internt og eksternt, og giver adgang til funktioner som automatiske svarere, call-routing og konferenceopkald.
Det er altså ikke et spørgsmål om enten eller, da PBX og VoIP løser to forskellige opgaver. Man skal i stedet gøre op med sig selv, om man kan nøjes med fx VoIP og traditionel telefoni. Det vigtigt at overveje virksomhedens specifikke behov og krav til telekommunikation. Har du fx. brug for:
- kaldekø
- digital receptionist
- interne ringegrupper
- hotelsystem Så er der en god chance for, at du skal kikke på et PBX system.
Kan du derimod nøjes med WhatsApp, Nextcloud Talk eller Teams Talk, så er et PBX system ikke nødvendigt. Microsoft tilbyder faktisk en PBX løsning gennem Teams kaldet Teams Phone, men prismæssigt kan denne løsning ikke konkurre med fx. 3CX el. lign. dedikerede PBX løsninger.
Funktioner og muligheder
Erhvervstelefoni er en vigtig del af enhver virksomhed, og det er vigtigt at vælge den rigtige løsning. IP-telefoni, også kendt som Voice over IP (VoIP), er en populær løsning inden for erhvervstelefoni, da den giver mulighed for at overføre tale- og multimediedata over internettet.
En af de største fordele ved IP-telefoni er, at den kan reducere omkostningerne til opkald og telekommunikation. I modsætning til traditionelle telefonlinjer, der ofte har høje opkaldsafgifter og vedligeholdelsesomkostninger, kan IP-telefoni tilbyde billigere opkald og mere fleksible abonnementer.
En stor fordel ved IP-telefoni er, at medarbejderne kan kommunikere fra enhver internetforbindelse, hvor som helst de er. Det betyder, at de kan arbejde mere mobilt og fleksibelt og arbejde hjemmefra eller på farten.
Men IP-telefoni kan have en ulempe, fordi det kræver en stabil internetforbindelse for at fungere ordentligt. Hvis internetforbindelsen ikke er stabil, kan det føre til dårlig lydkvalitet eller endda mistede opkald. Det opleves heldigvis sjældent i Danmark, hvor 4G/5G dækker landet i bredt omfang.
Det afhænger af virksomhedens specifikke behov og krav til telekommunikation, om de vil vælge traditionelle telefonlinjer, PBX-systemer eller IP-telefoni. Men på grund af dens lave omkostninger og fleksibilitet er IP-telefoni blevet meget populær inden for erhvervstelefoni. Hvis du er i tvivl, om jeres virksomhed har den rette løsning, har vi lavet en guide, der kan hjælpe jer på vej: Guide
Sikkerhed og pålidelighed
En PBX-løsning (Private Branch Exchange) bestod tidligere af en servere placeret i et baglokale. I dag er de placeret i skyen, kræver nærmest intet vedligehold. I dag har næsten alle større danske virksomehder et PBX system, der sikrer tilgængelig og korte svartider for kunderne. PBX systemerne sikres efter moderne standarder, og man undgår en gammel usikker server, der fx. mangler at blive opdateret.
Sammenfatning og anbefalinger
TL DR;
PBX : en mini-telefoncentral, virtuelt på din mobiltelefon. En digital receptionist.
VOIP : Ring internt og eksternt nationalt og internationalt over internettet til lave takster.
Når det kommer til at vælge den rigtige erhvervstelefoni-løsning til din virksomhed, er det vigtigt at overveje de forskellige faktorer og behov i din organisation.
Et par simples spørgsmål kan bruges som ledetråd:
- Har vi allerede en dedikeret receptionist?
- Er vi mere end én i virksomheden?
- Er vores virksomhed opdelt i flere afdelinger, der kan modtage direkte opkald fra kunder?
- Ringer folk og spørger til vores åbningstider?
Hvis I kan svare ja på ét eller flere spørgsmål, så er der formentligt et godt grundlag for en PBX løsning. Et skifte kan være en god løsning for virksomheder, der ønsker fleksibilitet og besparelser,
Har I allerede et PBX system? Så husk:
Når man vælger en erhvervstelefoni-løsning, er det vigtigt at undersøge de forskellige leverandører og deres tilbud grundigt. Man bør overveje funktioner såsom integrering med andre kommunikationstjenester, fleksibilitet, pris, brugervenlighed og kundesupport.
Vi vil rigtigt gerne hjælpe jer videre med bedste erhvervstelefoni.
Bo Diechmann
CEO