Kort svar: Retention hjælper, men erstatter ikke backup
Mange virksomheder i Danmark antager, at Microsoft 365 automatisk er “fuldt backuppet”.
Det er en farlig antagelse.
Retention handler primært om opbevarings- og bevaringsregler. Backup handler om at kunne genskabe data hurtigt, præcist og dokumenteret efter fejl, sletning, ransomware eller utilsigtede ændringer.
Du har brug for begge dele.
Hvad er retention i Microsoft 365?
Retention-politikker i Microsoft 365 bruges til at:
- Bevare data i en bestemt periode
- Understøtte compliance/juridiske krav
- Begrænse utilsigtet permanent sletning i visse scenarier
Retention er vigtigt, men retention er ikke lavet som en klassisk driftsbackup med hurtig granular restore på tværs af workloads.
Hvad er en “rigtig” backup i M365-sammenhæng?
En driftsklar backup-løsning bør kunne:
- Tage separate sikkerhedskopier uden for produktionsmiljøet
- Genskabe enkeltfiler, mapper, mails eller hele sites hurtigt
- Genskabe data til alternativ placering ved behov
- Dokumentere restore-tests og restore-tider
Hvis din virksomhed ikke tester restore, har I reelt ikke verificeret backup.
Typiske risici, hvor retention alene ikke er nok
- Brugere overskriver filer med fejl over længere tid
- Delte mapper eller Teams-indhold slettes af en fejl
- Ransomware krypterer synkroniserede filer
- Fratrådte brugere håndteres forkert i offboarding
- Virksomheden mangler klar restore-proces under tidspres
Hvilke M365-områder skal dækkes?
Et minimum for de fleste SMB’er:
- Exchange Online (mail, kalender, kontakter)
- OneDrive for Business
- SharePoint Online
- Microsoft Teams-data
Jo mere forretning der ligger i M365, jo højere bør backup- og restore-krav være.
Praktisk model: 5 trin til en sikker M365 backup-strategi
1. Definér forretningskrav (RPO/RTO)
- Hvor meget data må I maksimalt miste? (RPO)
- Hvor hurtigt skal data være tilbage? (RTO)
2. Kortlæg kritiske workloads
Start med de teams/afdelinger hvor nedetid gør mest ondt: salg, support, økonomi, ledelse.
3. Etablér separat backup
Retention-politikker beholdes til compliance, men suppleres med backup-lag til drift.
4. Test restore fast
Kør faste restore-tests (fx månedligt/kvartalsvist) og dokumentér resultater.
5. Indbyg backup i onboarding/offboarding
Backup- og retentionkrav skal være en del af jeres standardproces ved medarbejderændringer.
Hvad koster det typisk?
Prisen afhænger af:
- Antal brugere
- Datamængde
- Restore-krav og supportniveau
Det vigtigste er ikke laveste licenspris, men om I faktisk kan genskabe data inden for forretningens tolerancer.
FAQ
Har Microsoft ikke allerede backup af platformen?
Microsoft har robust platformdrift, men det er ikke det samme som kundespecifik driftsbackup med jeres ønskede granularitet og restorekrav.
Er retention policy værdiløst?
Nej. Retention er stærkt til compliance og data governance, men bør ikke stå alene som backup-strategi.
Hvor ofte bør vi teste restore?
Som minimum kvartalsvist for kritiske data. Ved høj risiko eller regulatoriske krav oftere.
Hvad er første skridt for en mindre virksomhed?
Lav en simpel baseline: workloads, ansvar, RPO/RTO, og en planlagt restore-test inden for 30 dage.
Relaterede artikler
- Hvad indeholder Microsoft 365? Komplet guide til apps og licenser
- Microsoft 365 vs. Google Workspace: Hvad skal din virksomhed vælge?
- Office 365 bliver til Microsoft 365: Hvad betyder det?
Klar til et hurtigt backup-tjek?
Vi kan lave en kort gennemgang af jeres Microsoft 365 setup og pege på konkrete huller i backup og restore-proces.
Bo Diechmann
CEO