Onboarding og offboarding i Microsoft 365

Adgang skal følge rollen — data skal have en ejer

Ved onboarding skal den nye medarbejder have de nødvendige værktøjer og godkendte rettigheder. Ved offboarding skal I lukke adgangen på det aftalte tidspunkt og samtidig bevare de data, virksomheden fortsat har brug for. Blokering af login, tilbagekaldelse af sessioner, fjernelse af licens og sletning af konto er forskellige handlinger. En fratrædelse bør derfor ikke behandles som ét klik på “Slet bruger”.

ALCO hjælper med Microsoft 365-rådgivning og administration. Her får I en plan for beslutninger og kontrolpunkter; HR/ledelse og dataejere skal godkende tidspunkt, adgang og bevaring. Microsofts produktvejledninger er kontrolleret den 19. oktober 2026.

Før oprettelse: bestil en arbejdsrolle, ikke en kopi af en kollega

En brugbar bestilling indeholder startdato, leder, arbejdsrolle, nødvendige apps, mailadresser, grupper og enhedstype. Angiv også, om adgangen er tidsbegrænset, og hvem der godkender særlige rettigheder. En kollegas konto kan have gamle eller ekstra privilegier, som den nye medarbejder ikke skal arve.

Vælg licenser ud fra arbejdsopgaver og sikkerhedskrav. Adgang til installerede Office-programmer, mail og enhedsstyring følger ikke automatisk hinanden. Se oversigten over Microsoft 365-abonnementer. Microsofts vejledning til brugeroprettelse og licenstildeling beskriver produkttrinnene og understreger brug af mindst mulige administrative rettigheder.

Kontrol før første arbejdsdag

Bekræft brugeridentitet, navn, leder og de godkendte adgangsgrupper.
Aftal en sikker vej til første login og MFA-registrering samt hjælp ved problemer. Send ikke adgangskoder i en almindelig supportsag.
Klargør enheden og de nødvendige arbejdsapps efter den valgte administrationsmodel.
Test, at medarbejderen kan bruge de aftalte mail- og filområder, og kontrollér, at ekstra privilegier ikke er tildelt ved en fejl.
Registrér ejer og reviewdato for midlertidig adgang.

MFA-metoder, nødadgang og eventuelle Conditional Access-krav bør følge en samlet plan for MFA og adgangssikkerhed. En ny medarbejder skal kunne gennemføre registreringen, før en politik kræver en metode, som vedkommende endnu ikke har.

Ved jobskifte: fjern også de gamle rettigheder

Et internt jobskifte er både en tildeling og en oprydning. Den nye leder godkender de nye behov; de tidligere system- og dataejere tager stilling til gamle grupper, delegeret mailadgang og administrative roller. Gennemgå også tidsbegrænset projektadgang. Ellers bliver hvert jobskifte blot endnu et lag rettigheder.

Før fratrædelsen: aftal ansvar og bevaring

Lav en sag med godkender, tidspunkt for adgangslukning, berørte systemer, dataejere, udstyr og kontrollør. Afklar mail, personlige arbejdsfiler, fælles dokumenter og processer, der kører under brugerens identitet. En medarbejder kan eksempelvis eje et flow eller være eneste ejer af et team, selv om selve filerne ligger i et fælles område.

Udpeg, hvem der må få adgang til materialet, til hvilket formål og hvor længe. Hvis der er et bevaringskrav eller et eksisterende hold, skal den ansvarlige for det inddrages før licensændring eller sletning. Et hold skal ikke fjernes som almindelig oprydning. Microsofts samlede fratrædelsesvejledning adskiller adgangslukning, bevaring, overdragelse og senere oprydning.

Luk adgangen — og kontrollér virkningen i de relevante systemer

På det godkendte tidspunkt håndteres loginblokering, nulstilling af adgangskode og tilbagekaldelse af sessioner efter den konkrete kontotype. I et hybridmiljø skal ændringen også koordineres med den lokale identitetskilde. Brug Microsofts vejledning til at stoppe en fratrådt brugers adgang og registrér udførelsen.

Adgangen forsvinder ikke nødvendigvis samtidig i alle apps. Eksisterende tokens og appens egne sessioner kan fortsætte, indtil de udløber eller tilbagekaldes i den pågældende tjeneste. Lokale kopier på en offline enhed forsvinder heller ikke ved loginblokering. Gennemgå derfor særskilt VPN, tredjepartsapps og direkte konti uden om Microsoft-login. Se Microsofts beskrivelse af adgangstilbagekaldelse og sessioner.

Lukningskontrollen bør vise, hvilke handlinger der er udført, hvilke systemejere der har bekræftet dem, og hvilke afvigelser der stadig er åbne. “Bruger blokeret” er ikke dokumentation for, at alle eksterne sessioner og lokale data er håndteret.

Mail: beslut formålet før licensen fjernes

Skal mailen fortsat modtages, skal bestemte medarbejdere behandle den, eller skal indhold alene bevares? De tre behov kan kræve forskellige løsninger. Videresendelse er eksempelvis ikke en overdragelse af gamle mails, og adgang til en tidligere medarbejders materiale kræver en godkendt afgrænsning.

Hvis en postkasse skal konverteres til en delt postkasse, skal konverteringen gennemføres, mens den nødvendige licens stadig er tildelt. Kontrollér derefter adgang og indhold. En delt postkasse uden egen licens har en grænse på 50 GB; arkiv, hold og andre funktioner kan kræve licenser. Den tilknyttede brugerkonto skal bevares, men den fratrådtes login skal fortsat være blokeret. Følg Microsofts konverteringsvejledning.

I et Exchange-hybridmiljø skal postkassens ændring desuden følge hybridvejledningen. En delt postkasse er ikke en generel metode til at slippe for alle licenser eller en erstatning for en beslutning om opbevaring og sletning.

OneDrive og fælles filer: kontrollér både frister og resultat

Udpeg en ny ansvarlig for relevante arbejdsfiler, og test adgangen fra modtagerens konto. Vælg et passende fælles område til materiale, som skal indgå i virksomhedens løbende arbejde. Automatisk adgang til en fratrådts OneDrive afhænger blandt andet af tenantens delegation og registrerede leder eller sekundære ejer.

Når en bruger slettes, starter OneDrives sletteforløb; standardperioden er 30 dage, men tenantindstillinger, retention og hold kan ændre forløbet. Blokering af login udløser ikke det samme sletteforløb. Kontrollér den faktiske indstilling i Microsofts OneDrive-vejledning om bevaring og sletning.

At bevare kontoen uden licens er heller ikke en varig opbevaringsløsning. Microsofts standardforløb for omfattede, ulicenserede OneDrive-konti omfatter skrivebeskyttelse efter 60 dage og arkivering efter 93 dage. Indstillinger, kontotype og betalingsmodel har betydning; se de aktuelle regler for ulicenserede OneDrive-konti, før licensen fjernes.

En overdragelse er først afprøvet, når relevante filer, rettigheder og nødvendige versioner er kontrolleret. Microsoft beskriver en overførselsmetode, hvor kun seneste filversion følger med; antag derfor ikke, at enhver kopi bevarer versionshistorikken. Se adgang og overførsel af en fratrådts filer. Bevaring, papirkurv og en separat backup- og gendannelsesløsning skal vurderes hver for sig.

Enheder: vælg handling efter ejerskab og administrationsform

Inddrag aflevering af computer, telefon, sikkerhedsnøgler og andet udstyr i sagen. En firmacomputer, der skal genbruges, og en privat telefon med arbejdsdata skal ikke automatisk have samme handling.

I Intune er Retire og Wipe forskellige: Retire fjerner administrerede virksomhedsdata og indstillinger med platformafhængigt omfang; Wipe kan nulstille enheden og fjerne både private og virksomhedsdata. Kontrollér platform, tilmelding, lokale data, gendannelsesbehov og godkendelse før valg. En sendt fjernhandling er ikke i sig selv bevis for, at den er gennemført på en offline enhed. Microsofts oversigt over enhedshandlinger og de konkrete vejledninger til Retire og Wipe beskriver forskellene. ALCOs Intune-rådgivning er den eksisterende servicevej til enhedsafklaringen.

Afslutningskontrol før licensoprydning og eventuel sletning

Dette er en skabelon til virksomhedens egen kontrol, ikke dokumentation for et udført ALCO-kundeforløb.

Område	Hvad skal være dokumenteret?
Adgang	Godkendt lukketid, udførte kontohandlinger og bekræftelser fra relevante systemejere
Mail	Valgt løsning, afprøvet adgang, postkassestørrelse og nødvendige licenser
Filer og arbejdsprocesser	Godkendt dataejer, testet overdragelse, ejere af teams/flows og registrerede frister
Enheder	Aflevering eller godkendt fjernhandling med kontrolleret resultat og eventuelle udeståender
Bevaring og oprydning	Beslutning om hold, retention, backup, licensændringer og dato/godkender for senere sletning

Fjern først licenser, når virkningen på de tjenester og funktioner, I vil bevare, er afklaret. At frigøre en licens til en anden bruger er ikke nødvendigvis det samme som at reducere det antal, abonnementet faktureres for; kontrollér også aftalens vilkår. Se Microsofts vejledning til licensfjernelse efter fratrædelse. Fastlæg eventuel kontosletning som en særskilt beslutning efter kontrolpunkterne.

Medbring jeres nuværende bestillings-/fratrædelsesliste, systemoversigt og licensnavne til Microsoft 365-rådgivning og administration. Identitetsdelen kan afklares under MFA og adgangsstyring, mens mail og licenser dækker valg og ændringer i abonnementerne.