Erhvervstelefoni guide

Kort fortalt

Erhvervstelefoni samler virksomhedens numre, indgående og udgående opkald samt den måde, opkaldene bliver fordelt på. En løsning kan være enkel med få brugere eller omfatte køer, åbningstider, tastevalg, apps, integrationer og flere lokationer.

På ALCOs side om erhvervstelefoni kan I se den brede leverance og de vigtigste valg. Hvis I allerede kender behovet og vil sammenligne funktioner og opsætning, kan I gå direkte til vores telefoniløsninger.

Hvad dækker erhvervstelefoni?

Begrebet dækker mere end selve telefonnummeret. Afhængigt af virksomhedens arbejdsgange kan løsningen blandt andet omfatte:

virksomhedsnumre og nummerportering
opkald til bordtelefon, mobilapp eller computer
ringegrupper, køer og viderestilling
IVR og digital receptionist
åbningstider, ferieperioder og beskeder
voicemail, rapportering og administration
integrationer med eksempelvis Teams eller CRM
løbende ændringer, fejlsøgning og support

Ikke alle virksomheder har brug for alle funktioner. Et godt udgangspunkt er derfor at kortlægge, hvem der ringer, hvor opkaldene skal ende, og hvad der skal ske, når den første medarbejder ikke svarer.

VoIP og PBX løser forskellige dele

VoIP beskriver, at tale transporteres via et IP-netværk. Det gør det muligt at bruge apps, computere og IP-telefoner, men kvaliteten afhænger blandt andet af internetforbindelse, netværk, udstyr og opsætning. Læs den tekniske introduktion i Hvad er VoIP?.

PBX er telefoncentralen, som styrer numre, brugere, køer, tastevalg og routing. En PBX kan ligge i skyen, lokalt eller i en kombination, afhængigt af krav og eksisterende miljø. Læs mere i Hvad er PBX?.

VoIP og PBX er derfor ikke nødvendigvis alternativer. VoIP kan transportere opkaldene, mens PBX-systemet bestemmer, hvordan de bliver håndteret.

Hvornår giver en samlet løsning mening?

En mere struktureret telefoniløsning er typisk relevant, når:

flere medarbejdere deler indgående opkald
kunder skal vælge mellem afdelinger eller funktioner
medarbejdere arbejder fra flere lokationer eller hjemmefra
åbningstider og ferieperioder skal styres centralt
virksomheden vil bevare numre ved et leverandørskifte
administration og ændringer tager unødig tid
telefoni skal spille sammen med andre arbejdsredskaber

Det betyder ikke automatisk, at virksomheden skal vælge den mest omfattende løsning. Vores behovstjek til erhvervstelefoni hjælper med at skelne mellem et enkelt setup og behovet for PBX, køer eller IVR.

Funktioner skal følge arbejdsgangen

Start med et enkelt call flow:

Hvilket nummer ringer kunden til?
Skal opkaldet gå direkte til en person, en gruppe eller en kø?
Hvad sker der, hvis ingen svarer?
Hvordan håndteres opkald uden for åbningstid?
Hvem må ændre routing, beskeder og brugere?

Når den grundlæggende vej gennem systemet er tydelig, kan man vurdere behovet for rapportering, integrationer, optagelse eller mere avanceret routing. Opkaldsoptagelse kræver desuden en særskilt afklaring af formål, adgang og opbevaring.

Hvad påvirker pris og drift?

Den samlede økonomi afhænger normalt af flere dele end licensen:

antal brugere, numre og lokationer
valgte funktioner og integrationer
trafik og operatøraftale
bordtelefoner, headsets og øvrigt udstyr
implementering, portering og oplæring
administration, support og aftalt serviceniveau

Derfor bør tilbud sammenlignes på samlet løsning og ansvar – ikke kun pris pr. licens. Vores prisguide til erhvervstelefoni viser de typiske poster, som bør indgå i vurderingen.